Gesprekken voeren – we doen het elke dag, de hele dag door. Met je collega’s, je familie en vrienden, mensen in de supermarkt. En iedereen merkt wel eens dat het soms totaal niet lekker loopt En soms juist wel! Waar ligt dat nou aan? En hoe zorg je er als leidinggevenden voor dat je effectieve gesprekken voert.
In mijn trainingen en coaching gebruik ik bijna altijd het model ‘Maak de Cirkel Rond’, wat ik soms ook wel de ik-ik-jij-wij noem. In deze blog leg ik uit wat ik daar nou in godesnaam mee bedoel 😉
Maak de Cirkel Rond klinkt ongelooflijk logisch. Een cirkel is toch altijd rond? Maar als je een gesprek gaat zien als een cirkel en je kent de theorie van dit model, dan ga je ook direct merken wanneer een gesprek niet helemaal afgerond is. En ook wanneer alles wel kristal helder en duidelijk is voor jou en je gesprekspartner.
Dit model wordt met name aangeleerd en geoefend tijdens trainingen gespreksvaardigheden en feedback geven. Deze training wordt altijd aangeboden aan professionals en aan leidinggevenden. De nuances van de praktijkvoorbeelden zijn dan natuurlijk net iets anders, maar de basis van het model is voor iedereen bruikbaar. Ik ga in deze post uit van jou als leidinggevende, maar het is dus net zo bruikbaar voor als je nog geen team leiding geeft.
De praktijkvoorbeelden die geoefend worden tijdens de coaching en trainingen, gaan vaak over het geven van opbouwende feedback. En hoe je dat zo effectief mogelijk doet. Maar laten we, voordat we in het model duiken eerst iets belangrijks tackelen. Want laten eerlijk zijn, voor de ontvanger voelt feedback altijd als kritiek. Iemand krijgt kritiek op zijn functioneren en hoe je het ook wendt op keert: dit is niet leuk. En het aparte is dat iemand zich bijna als vanzelf gaat verdedigen. Als je dat merkt als leidinggevenden, dan is het eigenlijk al foute boel, want de ontvanger staat niet meer open voor het leerpunt. En weg is je effectiviteit!
Dus als je dit al weet, dat de ander het zal ervaren als kritiek, dan kan je je daar op instellen. En het maakt het gesprek ook nog ’s effectiever als zelfs even kort benoemd dat het kan voelen als kritiek. En dat het je intentie is om samen te bespreken hoe iets handiger, makkelijk en slimmer kan, zodat jullie onderling fijner samenwerken, maar ook zodat de samenwerking met andere teamleden ook beter verloopt.
NB: Als je de kriebels krijgt van het idee dat je kort empathisch het gevoel van de ander erkent en benoemt? Probeer dat dan op dit moment – tijdens het lezen van dit blog – even opzij te zetten. Dan levert het je in ieder geval inzicht op hoe het model Maak de Cirkel Rond werkt.
De ik-ik-jij-wij
Als je de basisvoorwaarde van die empathie voelt, dan nu de theorie. Zie dus een gesprek als een cirkel en je verdeelt die cirkel in 4 fases: de ik, ik, jij en wij-fases. En het uitgangspunt is: pas als je alle 4 de fases hebt doorlopen, stopt pas het gesprek.
In theorie dan, want natuurlijk loopt in de praktijk altijd alles anders 😉 ik snap dat! Maar je creëert dan ook nog een soort vangnet om het later op te pakken. Daar kom ik aan het einde van deze post op terug.
De fases:
IK: Je omschrijft wat je zag of hoorde. Feitelijk. Kort in 1 zin.
IK: Je vertelt het effect op je gevoel. Ook al denk je nu: Onzin, ik vertel m’n gevoel niet, hoor. Blijf er nog even bij, want het werkt bizar goed in de praktijk.
JIJ: Je laat de ander aan het woord, door het stellen van een vraag. En je luistert.
WIJ: en nadat je een geluisterd hebt, even doorgevraagd hebt, ga je naar de afronding door samen te vatten en samen naar een oplossing te zoeken, of samen afspraken te maken.
Pas als jullie allebei akkoord zijn met de oplossingen en afspraken, je bij de ander “Ja” hoort, en jij zelf ook akkoord gaat met de afspraken, dan pas rondt je het gesprek af.
Een voorbeeld:
Stel je ziet iemand met zijn ogen rollen tijdens een vergadering en dat irriteert je. Je denkt: wat is er? Zeg het gewoon? Hoe aso dit?! Je besluit om het aan te kaarten. Hieronder een script hoe je dat aan kan pakken:
1: IK: “Ik zag je met je ogen rollen.”
2: IK: “Ik merk dat ik dat serieus irritant vond.”
3: JIJ: “Kan je je dat voorstellen?”
4: WIJ: “Wat zullen we afspreken?” En: “Oké, zijn we allebei oké met deze oplossingen en afspraken?”
Maar Carolien, zo loopt een gesprek in de praktijk nooit! En dat klopt, en daarom lopen juist zoveel gesprekken spaak.
Bouw dan altijd het vangnet in, door de vraag te stellen: “Hebben we alles besproken? Of moeten we het later verder oppakken?” Je plant dan samen een afspraak en pakt het gesprek later verder op.
Eigenlijk zou je nu via in een rollenspel deze fases moeten intrainen, voor de meeste effectieve ’transfer’ naar de werkvloer. Want zo gaat het tijdens tijdens trainingen en soms ook bij een coach gesprek. De proof of the pudding is in the eating. Maar je zit nu niet in m’n coach praktijk of bij een trainingen, dus ik kan het effect van deze fases niet anders aan je bewijzen, dan dat ik je uitdaag om het zelf eens te proberen.
En echt, ik heb tijdens al mijn trainingen inmiddels wel honderd argumenten gehoord waarom iemand vooraf denkt dat dit niet werkt. Maar als ze dan gaan oefenen, merken ze het effect gelijk. En ervaren ze dat het eigenlijk heel simpel is.
Dus ik daag je uit om het te proberen.
En ga je dat ook daadwerkelijk gaat doen – allereerst HULDE! – dan nog een laatste tip: Bereid je het gesprek vooraf voor door de 1e 2 zinnen even op te schrijven, dan ben je na 2 tellen al door de 1e 2 fases heen en volgt vaak de rest bijna als van zelf. Tenminste als je dus empathisch kan voelen dat de ander net zo belangrijk is als jij. Een net zo belangrijke schakel in het geheel. En als die schakel in een machine niet loopt, dan stagneert de gehele machine. Meer over de ik=oké en jij=oké houding in gesprekken, lees je in dit blog.