We praten de hele dag door. Met collega’s, familie, vrienden, en zelfs mensen in de supermarkt. Toch loopt niet ieder gesprek even soepel. Iedereen herkent het wel: je hebt iets gezegd, maar de boodschap kwam niet aan zoals je bedoelde. Waar ligt dat nou aan? En hoe zorg je er als leidinggevende voor dat je gesprekken wél effectief en doelgericht zijn?
In mijn trainingen en coaching gebruik ik het model ‘Maak de Cirkel Rond’, of zoals ik het ook wel eens noem: de ik-ik-jij-wij. Dit model helpt je bij het voeren van heldere gesprekken. Of je nu leidinggevende bent of niet, het is een krachtige methode voor een lastig, maar cruciaal onderdeel van communicatie: feedback geven.
Waarom is feedback geven zo lastig?
Laten we eerlijk zijn: feedback voelt voor de ontvanger bijna altijd als kritiek. Als iemand je vertelt dat je iets anders of beter kunt doen, dan voelt dat… ongemakkelijk. Hoe je het ook brengt, het komt vaak over als een aanval. En ongemak leidt er snel toe dat iemand zich gaat verdedigen.
Wat gebeurt er dan? Juist, de ander hoort jouw boodschap niet meer. Je doel – iemand in zijn ontwikkeling helpen, of de samenwerking verbeteren – gaat verloren. Weg effectiviteit!
De sleutel tot effectief feedback geven zit in erkenning. Erken dat het ongemakkelijk kan voelen voor de ander. Zeg bijvoorbeeld: “Ik snap dat dit als kritiek voelt.” Het is maar één zin, maar het haalt de spanning uit de lucht. Vervolgens kun je jouw intentie helder maken: “Ik wil graag samen kijken hoe we dit slimmer of makkelijker kunnen aanpakken.”
Met die erkenning én een samenwerkingsgerichte insteek, maak je het gesprek al direct effectiever.
Geef feedback via het model ‘Maak de Cirkel Rond’
Dan nu de theorie! Laten we het model ‘Maak de Cirkel Rond’ bekijken. Dit model helpt je om gesprekken, en met name het feedback geven, gestructureerd aan te pakken. Zie een gesprek als een cirkel. Pas als je de vier fases doorlopen hebt – de ik, ik, jij, wij – is de cirkel rond en voelt een gesprek écht compleet.
De vier fases van het model:
- IK (wat je ziet): Begin feitelijk. Beschrijf wat je zag of hoorde, letterlijk.
Bijvoorbeeld: “Ik zag dat je met je ogen rolde.” - IK (hoe je je voelt): Deel vervolgens wat dat met jou en jouw gevoel deed. Hou het bij jezelf.
Bijvoorbeeld: “Ik merk dat ik dat irritant vond.” - JIJ: Geef de ander ruimte om te reageren. Stel een open vraag en luister écht.
Bijvoorbeeld: “Kun je je voorstellen waarom ik dat zo ervaar?” - WIJ: Werk samen naar een oplossing. Bespreek wat jullie kunnen doen en check of jullie het eens zijn.
Bijvoorbeeld: “Wat kunnen we afspreken, zodat we dit soort situaties voorkomen?”
Pas als jullie samen akkoord gaan met een oplossing, is de cirkel rond.
Feedback geven in de praktijk
Laten we eerlijk zijn: in de praktijk loopt een gesprek nooit perfect volgens dit stappenplan. En dat hoeft ook niet. Het belangrijkste is dat je bewust ruimte maakt voor iedere fase.
Een voorbeeld:
Stel, je zit in een vergadering en iemand rolt met zijn ogen. Dat stoort je. Je denkt: Wat is dit nou? Zeg het gewoon als je iets vindt! Maar in plaats van je irritatie te uiten, besluit je het – na de vergadering – aan te kaarten. Hoe pak je dat aan?
Zo kun je het doen met dit model:
- IK (feit): “Ik zag dat je met je ogen rolde.”
- IK (gevoel): “Ik merkte dat ik dat irritant vond.”
- JIJ (vraag): “Kun je je voorstellen waarom ik dat zo ervaar?”
- WIJ (oplossing): “Wat kunnen we afspreken, zodat we dit soort situaties voorkomen?”
En ja, ik hoor je denken: Zo loopt een gesprek nooit! En weet je, dat klopt. Maar doordat je nu de basis van een goed gesprek kent, kan je op dit model terugvallen tijdens een feedbackgesprek. Het voorkomt dat emoties de overhand nemen, en het geeft beide partijen de kans om écht gehoord te worden.
Het vangnet
Soms lukt het niet om alles in één gesprek op te lossen. Dat is oké. Bouw een vangnet in door te vragen: “Hebben we alles besproken? Of is er nog iets wat we over het hoofd zien?” Dit geeft je de kans om de losse eindjes toch nog op te vangen. En eindig alsnog zonder een uitkomst waar jullie beide achter staan; plan dan een vervolg op een andere dag. Een nachtje erover slapen doet vaak wonderen.
En door een vervolgafspraak te plannen, laat je ook zien dat je bereid bent om verder te praten, en dat versterkt de samenwerking.
Waarom werkt dit model zo goed?
Het model dwingt je om bewust stil te staan bij iedere fase. Dat zorgt ervoor dat je niet te snel door een gesprek heen racet. De 1e 2 fases worden vaak over het hoofd gezien doordat mensen vaak het gesprek beginnen met het woord Jij. Bijvoorbeeld: “Jij was te laat.” En ook al heb je gelijk, het gaat om de gesprekstechniek dat je begint met wat je zag of hoorde: “Ik zag dat je gisteren te laat was.” Ga er maar eens op letten. Begin je met Jij, dan schiet de ander gelijk in de verdediging en dan ben je de regie bij de opening al kwijt. Begin je met “Ik…” dan blijft de ander luitseren. De jij-fase is wel cruciaal: het is namelijk dé kans om de ander écht aan het woord te laten. Vaak merk je dat dit al genoeg is om frustratie en weerstand te verminderen.
De wij-fase is wat mij betreft het klapstuk. Samen zoeken naar een oplossing zorgt ervoor dat het gesprek positief eindigt. Het geeft beide partijen een gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid.
Oefenen, oefenen, oefenen
Zoals met alles geldt: oefening baart kunst. Tijdens mijn trainingen oefenen we dit model vaak in rollenspellen. Je merkt dan direct het effect.
Kun je niet wachten om zelf aan de slag te gaan? Mijn tip: bereid je voor. Schrijf de eerste twee zinnen uit (de ik- en ik-fase) en bedenk kort wat je bedoeling eigenlijk is met het gesprek. Dit wordt je intentie genoemd. Dit geeft je houvast en zorgt dat je de rest van het gesprek makkelijker doorloopt.
En ja, het vraagt wat moed. Feedback geven is niet altijd leuk. Maar het resultaat is het waard: gesprekken die niet vastlopen, maar juist bijdragen aan groei en betere samenwerking.
Wil je feedback geven als een pro?
Leer hoe je het model ‘Maak de Cirkel Rond’ toepast en maak van jouw feedbackgesprekken een succes. Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Klik op de whatsapp knop rechts op deze pagina en samen bekijken we hoe jij als leidinggevende nóg effectiever kunt communiceren en je team naar een hoger niveau tilt.