We praten elke dag, de hele dag door. Met collega’s, familie en vrienden, mensen in de supermarkt. En iedereen merkt wel eens dat het niet lekker loopt. Waar ligt dat nou aan? En hoe zorg je er als leidinggevenden voor dat je gesprekken effectieve gesprekken zijn? En doelgericht?
In mijn trainingen en coaching gebruik ik bijna altijd het model ‘Maak de Cirkel Rond’, wat ik soms ook wel de ik-ik-jij-wij noem. In deze blog leg ik uit wat ik daar mee bedoel 😉
Maak de Cirkel Rond klinkt ongelooflijk logisch. Een cirkel is toch altijd rond? Maar als je een gesprek gaat zien als een cirkel en je kent de theorie van dit model, zal je gaan merken wanneer een gesprek niet helemaal afgerond is. En gelukkig ook wanneer alles wel kristal helder en duidelijk is voor jou en je gesprekspartner.
Dit model wordt met name aangeleerd en geoefend tijdens trainingen gespreksvaardigheden en feedback geven. Deze training wordt altijd aangeboden aan professionals én aan leidinggevenden. De nuances van de praktijkvoorbeelden zijn dan natuurlijk net iets anders, maar de basis van het model is voor iedereen bruikbaar. Ik ga in deze post uit van jou als leidinggevende, maar het is dus net zo bruikbaar je nog geen leiding geeft aan een team.
De praktijkvoorbeelden die geoefend worden tijdens de coaching en trainingen, gaan vaak over het geven van opbouwende feedback. En hoe je dat zo effectief mogelijk doet. Maar we moeten, voordat we in het model duiken, eerst iets belangrijks tackelen: Want laten eerlijk zijn, voor de ontvanger voelt feedback altijd als kritiek. Iemand krijgt kritiek op zijn functioneren en hoe je het ook wendt op keert, dit is niet leuk, voelt niet goed en het aparte is dat iemand zich daardoor bijna als vanzelf gaat verdedigen. Als je dat merkt als leidinggevenden, dan is het eigenlijk al foute boel, want de ontvanger staat niet meer open voor het leerpunt. En weg is je effectiviteit!
Dus nu je dit weet – dat de ander het zal ervaren als kritiek – dan kan je je daar op instellen. En omdat je weet wat je kan verwachten, wordt het gesprek al gelijk 1 stap effectiever. Het gesprek wordt nóg effectiever als je het even kort benoemd, dat de feedback waarschijnlijk zal voelen als kritiek. Kijk maar ’s wat voor effect die erkenning heeft bij de ander!
En geef daarna aan dat het je intentie is om samen te bespreken hoe iets handiger, makkelijk en slimmer kan, zodat jullie onderling beter samenwerken, en zodat de samenwerking met andere teamleden ook verbeterd.
NB: Als je nu al ‘jeuk’ krijgt van het idee dat je empathisch het gevoel van de ander benoemt, lees dan juist verder! Die jeuk is dan waarschijnlijk een indicatie dat je het niet vaak doet, dat erkennen van die gevoelens van een ander 😉 En wie weet lukt het me om je te inspireren. Zo niet, dan levert het je in ieder geval nieuwe kennis op, over hoe het model ‘Maak de Cirkel Rond’ werkt.
De ik-ik-jij-wij
Dan nu de theorie. Zie dus een gesprek als een cirkel en je verdeelt die cirkel in 4 fases: de ik-, ik-, jij- en wij-fase. En het uitgangspunt is: pas als je alle 4 de fases hebt doorlopen, dan is de cirkel rond en stopt pas het gesprek.
In theorie dan, want natuurlijk loopt in de praktijk altijd alles anders 😉 ik snap dat! Maar je creëert dan ook nog een soort vangnet, om het later op te pakken. Daar kom ik aan het einde van deze post op terug.
De fases:
IK: Je omschrijft wat je zag of hoorde. Feitelijk. Kort in 1 zin.
IK: Je vertelt het effect op je gevoel. Ook al denk je nu: Onzin, ik vertel m’n gevoel niet, hoor. Blijf er nog even bij, want it works wonders in de praktijk.
JIJ: Je laat de ander aan het woord, door het stellen van een vraag. En… jij luistert.
WIJ: en nadat je een geluisterd hebt, en iets meer hebt doorgevraagd, dan pas ligt je zelf nog iets toe. Vervolgens ga je naar de afronding door samen te vatten en samen naar een oplossing te zoeken, of samen afspraken te maken.
Pas als jullie allebei akkoord zijn met de oplossingen en afspraken, je bij de ander “Ja” hoort, en jij zelf ook akkoord gaat met de afspraken, dan pas rondt je het gesprek af.
Een voorbeeld:
Stel je ziet iemand met zijn ogen rollen tijdens een vergadering en dat irriteert je. Je denkt: wat is er? Zeg het gewoon? Hoe aso dit?! Je besluit om het aan te kaarten. Hieronder een voorbeeld-script hoe je dat aan kan pakken:
1: IK: “Ik zag je met je ogen rollen.”
2: IK: “Ik merk dat ik dat serieus irritant vond.”
3: JIJ: “Kan je je dat voorstellen?”
4: WIJ: “Wat zullen we afspreken?” En: “Oké, zijn we allebei oké met deze oplossingen en afspraken?”
En ja, ik hoor je denken: Carolien, zo loopt een gesprek in de praktijk nooit! En dat klopt, en daarom lopen juist zoveel gesprekken spaak.
Bouw dan altijd het vangnet in, door de vraag te stellen: “Hebben we alles besproken? Of moeten we het later verder oppakken?” “Is er eventueel nog iets wat we over het hoofd zien?” Zo ja, dan plan je samen een nieuwe afspraak en pakken het gesprek later verder op.
Eigenlijk zou je nu – via in een rollenspel – deze fases moeten oefenen en intrainen, voor de meeste effectieve ’transfer’ naar de werkvloer. Want zo gaat dat tijdens de trainingen en soms ook bij een coachgesprek. De proof of the pudding is in the eating. Maar je zit nu niet in m’n coachpraktijk of bij een training, dus ik kan het effect niet aan je bewijzen, anders dan dat ik je via deze weg uitdaag om het zelf eens te proberen.
En echt, ik heb tijdens al mijn trainingen inmiddels wel honderd argumenten gehoord waarom iemand vooraf denkt dat dit niet werkt. Maar als ze dan gaan oefenen, merken ze het effect gelijk. En ervaren ze dat het eigenlijk heel simpel is.
Dus ik daag je uit om het te proberen.
En ga je dat ook daadwerkelijk gaat doen – allereerst HULDE! – dan nog een laatste tip: Bereid je het gesprek voor. Schrijf die 1e 2 zinnen even op, dan ben je bij de opening van het gesprek al na 2 tellen door de 1e 2 fases heen en volgt vaak de rest bijna als van zelf. Tenminste als je dus empathisch kan voelen dat de ander net zo belangrijk is als jij. Een net zo belangrijke schakel in het geheel. En als die schakel in een machine niet loopt, dan stagneert de gehele machine. Meer over de ik=oké en jij=oké houding in gesprekken, lees je in dit blog.